O erro não é escolher errado, é escolher cedo demais
A conversa costuma começar pela ferramenta: alguém viu uma demo, alguém recebeu uma proposta, alguém leu que a concorrência fez diferente. Meia hora depois a discussão já é sobre stack, prazo e orçamento — sem que ninguém tenha escrito numa frase qual problema de negócio precisa ser resolvido.
Isso importa porque as duas opções falham de maneiras diferentes. Comprar errado custa a licença e o tempo de implantação. Construir errado custa a licença que você não comprou, o time que montou, e os anos de manutenção de um sistema que ninguém queria.
Critério 1: o processo é o que te diferencia
Se o processo em questão é igual ao de todo mundo do seu setor, existe software de mercado para ele, e ele é mais barato e mais testado do que qualquer coisa que você construa. Folha de pagamento, contabilidade, CRM genérico: compre.
Agora, se o processo é justamente o que faz o cliente escolher você — o jeito como você precifica, roteiriza, aprova ou entrega — forçá-lo a caber num software genérico significa abrir mão da diferença. Você paga licença para ficar igual à concorrência.
Critério 2: a customização já custaria mais que a construção
É o caso mais comum e o mais difícil de enxergar de dentro, porque a conta chega parcelada. Compra-se o sistema, customiza-se um pouco, depois mais um pouco. Três anos depois, atualizar virou projeto de risco e o produto que você comprou já não é mais o produto.
O sinal de alerta é simples: quando o fornecedor precisa cotar desenvolvimento para atender um pedido seu que ele considera fora do padrão, você já saiu do território de software de prateleira. A partir daí, está construindo software sob medida — só que sem controle sobre o código e pagando licença por cima.
Critério 3: o volume torna o licenciamento inviável
Modelos de cobrança por usuário, por transação ou por documento funcionam bem até certo ponto. Passado esse ponto, o custo cresce em linha reta com a operação e o software vira imposto sobre o crescimento.
A conta que vale fazer não é a de hoje, é a do volume projetado para daqui a três anos. Se nessa projeção a licença passa do custo de construir e manter, a decisão já mudou de lado — só ainda não apareceu na planilha.
Critério 4: a regra é sua e ninguém mais tem
Foi o caso da plataforma de expiração de pontos que construímos para a Dotz. Todo programa de fidelidade carrega passivo contábil: cada ponto não resgatado é uma promessa de pagamento no balanço. Expirar ponto parece trivial até você olhar a regra real, que depende do tipo de ponto, da data de emissão, da campanha de origem e da relação com o cliente.
Não existe produto de mercado que expire ponto desse jeito, porque esse jeito é só da Dotz. Num sistema em que cada ponto expirado errado é dinheiro contabilizado errado, adaptar-se a um software genérico não era uma opção barata: era uma opção inexistente.
Como decidir sem apostar
Nenhum desses critérios se responde por intuição, e todos se respondem em poucas semanas de trabalho estruturado: mapear o processo, medir o volume real, cotar a customização necessária e comparar com o custo de construir.
É exatamente o que fazemos num diagnóstico, com escopo e prazo fixos. O entregável é um plano de uma página dizendo qual caminho seguir — inclusive quando o caminho é comprar pronto e não precisar de nós para a etapa seguinte.